正版 Office 自带的 1 TB OneDrive 空间怎么用？3 个实用技巧

本文于 2019/4/18 首发于数码荔枝博客 (lizhi.io，已下线)，现重新发布并作适当调整。

Office 系列办公软件中的 Word、PowerPoint 和 Excel，相信很多小伙伴在入手正版之前就已经摸熟了。

对大家相对陌生的是，每一位购买正版 Office 365 的用户，都附带了至少 1 TB 的 OneDrive 云存储空间。

OneDrive 是微软提供的云存储服务，不仅让你能从不同设备、平台甚至微信访问文件，配合 Office 系列软件在线使用时，也更容易体会到协同办公和云办公的便利。

等等，为什么说「至少 1 TB」？因为有些机智的小伙伴会选择 Office 365 家庭版自己使用，如此一来可以开通 6 个 Office 账号，获得 6 倍 OneDrive 空间。

如果你本来就在整理自己的办公文件、照片归档和设备同步需求，那么这部分附带的云空间其实很值得认真用起来。

对很多用户来说，正版 Office 的价值，不只是 Word、Excel 和 PowerPoint 本身，也包括这套长期可用、来源清晰、便于验证的云端协作能力。

使用 OneDrive 还是需要掌握一些小技巧，这样才能把这部分空间真正用起来，让日常办公和文件管理都更顺手。

多个账号同步

上文提到，机智的小伙伴会使用家庭版 Office 365 获得多倍 OneDrive 空间，那么我们自然也可以在同一台设备上同步多个账号。

点击菜单栏的 OneDrive 云图标，选择「更多 ＞ 首选项 ＞ 账户 ＞ 添加账户」：

这时候，你会发现桌面菜单栏出现了两个 OneDrive 云图标。当你登录另一个账号并同步成功后，云标志都会变成实心色，添加更多账号也是同理。

按需同步文件

有时候要用到和他人共享的 OneDrive 文件时，如果将整个文件夹同步下来，不仅花费时间，而且会占用大量本地磁盘空间。

OneDrive 的「文件随选」功能可以帮你解决类似的烦恼，你可以：

• 通过将文件设为仅联机来节省设备空间；

• 将文件和文件夹设置为在设备上始终本地可用；

• 查看文件的重要信息，例如是否已共享……

以 Windows 为例，在「设置 ＞ 按需文件」中勾选「根据需要下载文件以节省空间」，你会发现 OneDrive 里的文件可以通过三种图标来标记 (Office 官网说明)：

只需要在已同步的文件右键选择「释放空间」，该文件就会变成仅联机可用的状态。

「按需随选」功能需要最新版本的Mac OS Mojave 10.14或Windows 10 Fall Creators Update (版本 16299.15 或更高版本) 才能使用哦。

协同办公改文件

当你和小伙伴为修改一份文档、表格或 PPT 产生了分歧，通常的做法是互相交流意见，每修正一版都要反复发送文件再确认，这样的沟通往往非常「抽象」，效率也不高。

在 OneDrive 共享的文件里，你可以和其他 Office 用户实现更接近面对面沟通的多人协作编辑体验。

你能看到有哪些小伙伴和你在看同一份文件，还能看到对方鼠标点击的位置、修改对象和过程等。与此同时，OneDrive 还会同步保存你们的协作结果，是不是非常酷？

入手正版 Office 365，就能把至少 1 TB OneDrive 空间一起用起来。无论是文档同步、设备间访问，还是多人协同办公，它都比想象中更实用。

如果你正在考虑把 Office 和云端文件协作一起用起来，可以顺手了解一下数码荔枝软件商店。

对很多长期办公用户来说，选择正版、可靠、可验证的授权渠道，往往比一时省事更重要。